In CommBilling omvat het uitgeven van terugbetalingen meestal het genereren van een creditnota, die is gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. U vraagt zich echter misschien af of het mogelijk is om een terugbetaling te verwerken zonder een initiële factuur te maken.
Hier leest u hoe terugbetalingen werken in CommBilling en uw opties om ze effectief te beheren.
- Terugbetalingen gekoppeld aan facturen: In CommBilling worden terugbetalingen meestal verwerkt als creditnota's die zijn gekoppeld aan specifieke facturen. Dit zorgt voor een goede documentatie, waardoor zowel u als de klant de terugbetaling kunnen volgen ten opzichte van de oorspronkelijke transactie.
- Alternatieven voor terugbetalingen die niet op facturen zijn gebaseerd:
- Als u een terugbetaling moet uitgeven zonder factuur (bijvoorbeeld voor een serviceaanpassing of promotioneel tegoed), kunt u overwegen om een handmatige kredietcorrectie toe te voegen. Sommige bedrijven kiezen ervoor om niet-factuurgebaseerde tegoeden te beheren als afzonderlijke boekhoudkundige posten buiten CommBilling om te voorkomen dat het geautomatiseerde factureringsproces wordt beïnvloed.
- U kunt de terugbetaling ook rechtstreeks via uw betalingsgateway of Shopify verwerken zonder een factuur of creditnota te genereren in CommBilling. Dit heeft geen invloed op de records binnen CommBilling, maar documenteert de terugbetaling in uw gateway en Shopify.
Beste praktijken:Voor een consistente administratie is het vaak raadzaam om een basisfactuur te genereren, zelfs voor kleine transacties, zodat terugbetalingen systematisch worden gedocumenteerd. Dit houdt alle klanttransacties georganiseerd en toegankelijk in uw CommBilling-records.
Hoewel het standaardproces van CommBilling voor terugbetalingen het koppelen aan een factuur omvat, zijn het gebruik van betalingsgateways voor niet-factuurgerelateerde terugbetalingen of het bijhouden van externe records haalbare alternatieven wanneer een factuur niet nodig is. Voor de nauwkeurigheid van de financiële tracking kan het genereren van zelfs een eenvoudige factuur helpen om records te consolideren, waardoor een duidelijke documentatie over alle transacties wordt gehandhaafd.