Het tabblad Instellingen in CommBilling biedt meerdere opties om te configureren en te optimaliseren hoe de app met uw Shopify-winkel communiceert. Er zijn vier subtabbladen: Algemeen, Aanpassing, Vertaling en E-mail, elk ontworpen om u te helpen specifieke aspecten van uw factureringsactiviteiten te beheren.
1. Algemene instellingen
Het tabblad Algemene instellingen in CommBilling is onderverdeeld in vier belangrijke secties die helpen bij het beheren van de gegevens van uw bedrijf en het stroomlijnen van uw factureringsprocessen:
Validatie van het btw-nummer van het bedrijf:
In deze sectie kunt u het btw-nummer van uw winkel invoeren en valideren. CommBilling controleert automatisch de geldigheid van het btw-nummer om ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de EU-btw-regelgeving.
Bedrijfsgegevens:
Hier kunt u aanvullende gegevens over uw bedrijf invoeren, zoals optionele velden zoals IBAN en BIC enz. Deze velden zijn handig voor betalings- en financiële transacties, maar zijn niet verplicht.
Automatisering van facturen/creditnota's:
In deze sectie kunt u triggers activeren voor het automatiseren van de generatie van facturen en creditnota's:
Automatisch facturen genereren: Indien ingeschakeld, genereert CommBilling automatisch facturen voor elke bestelling die in uw Shopify-winkel wordt geplaatst.
Automatisch creditnota's genereren: Op dezelfde manier kunt u de automatische generatie van creditnota's voor terugbetalingen of retourzendingen activeren, waardoor uw factureringsworkflow wordt gestroomlijnd.
Nummering van verkoopdocumenten
In deze sectie kunt u het nummeringssysteem configureren voor documenten zoals facturen en creditnota's. Een duidelijke en aanpasbare nummeringsreeks zorgt voor consistentie en helpt bij de organisatie en het volgen van documenten.
Dit subtabblad Algemene instellingen zorgt ervoor dat uw bedrijf btw-conform is en dat uw verkoopdocumenten correct zijn geconfigureerd en geautomatiseerd voor een soepele werking.
2. Aanpassing
Het subtabblad Aanpassing biedt hulpmiddelen om uw verkoopdocumenten aan te passen aan de stijl en behoeften van uw merk:
Ontwerp van verkoopdocumenten: Afhankelijk van uw abonnement kunt u het ontwerp van facturen en creditnota's volledig of niet aanpassen, inclusief het toevoegen van het logo van uw winkel, het kiezen van kleurenschema's en het toevoegen van aanvullende informatie zoals algemene voorwaarden, het verwijderen van CommBilling-branding enz.
3. Vertaling
Op het subtabblad Vertaling detecteert CommBilling de taal die in uw Shopify-winkel wordt gebruikt en past de interface dienovereenkomstig aan. U kunt de taalinstellingen indien nodig handmatig wijzigen.
Als u in meerdere regio's actief bent, kunt u de optie activeren om facturen en creditnota's in de voorkeurstaal van de klant te verzenden, wat zorgt voor een vlotte en duidelijke communicatie.
4. E-mail
Op het subtabblad E-mail kunt u configureren hoe CommBilling e-mails verzendt met betrekking tot uw verkoopdocumenten:
SMTP-configuratie: Afhankelijk van uw abonnement kunt u de SMTP-server van CommBilling gebruiken of uw eigen server configureren, waardoor u controle hebt over de manier waarop facturen, creditnota's en andere communicatie worden verzonden.
Aanpassing van e-mailsjablonen: U kunt zowel het onderwerp als de inhoud van de e-mails die naar uw klanten worden verzonden, personaliseren. Dit omvat:
Onderwerp: Voer het gewenste onderwerp in voor de e-mail, dat uw klanten zien bij ontvangst van het bericht.
Inhoud: Pas de hoofdtekst van de e-mail aan uw merk aan en geef de nodige details. U kunt generatieve AI gebruiken om te helpen bij het maken van professionele, duidelijke en merkgebonden e-mailinhoud, waardoor de consistentie van de berichten in alle communicatie wordt gewaarborgd.
Automatisering: Automatiseer het proces van het verzenden van e-mails wanneer facturen of creditnota's worden gegenereerd, waardoor tijdige communicatie zonder handmatige tussenkomst wordt gegarandeerd.
Dit subtabblad E-mail stelt u in staat ervoor te zorgen dat uw communicatie professioneel is, in lijn met uw branding en geautomatiseerd voor efficiëntie. Met de toegevoegde ondersteuning van generatieve AI is het maken van e-mailinhoud sneller en intuïtiever.
Met deze flexibele instellingen helpt het tabblad Instellingen in CommBilling u uw factureringsprocessen aan te passen, waardoor compliance, gepersonaliseerde communicatie en efficiënt documentbeheer worden gewaarborgd.