O que é o Peppol

A faturação na Europa está a mudar profundamente. Desde 18 de abril de 2019, todas as administrações públicas centrais da União Europeia são obrigadas a aceitar faturas eletrónicas conformes com a norma EN 16931. Para garantir que todos os sistemas de faturação comunicam entre si, a União Europeia implementou o Peppol, uma infraestrutura comum que se tornou o padrão de referência para trocas fiáveis, seguras e conformes.

1. Porque é que o Peppol está a mudar a faturação na Europa

Antes do Peppol cada empresa tinha de criar ligações próprias para trocar faturas eletrónicas, muitas vezes em formatos diferentes e não normalizados. Isto resultava em custos elevados, atrasos e riscos significativos de erros.

Com o Peppol aplica-se um único padrão a todos. Esta mudança permite:

Faturação estruturada legalmente reconhecida em toda a União Europeia,
O fim de múltiplos formatos incompatíveis,
Melhor automatização e rastreabilidade total das transações.

Isto não é apenas uma evolução técnica, mas uma transformação estrutural da faturação na União Europeia.

2. Como funciona o Peppol na prática

A empresa regista-se junto de um Access Point acreditado.
Recebe um identificador único, chamado Peppol ID.
Emite as suas faturas através do Access Point no formato EN 16931.
A rede identifica automaticamente o destinatário e entrega a fatura de forma segura, rastreável e conforme à norma.

O Peppol funciona assim como um canal único de transmissão que liga todos os sistemas de faturação dentro da União Europeia.

3. O que muda para as empresas

A introdução do Peppol tem impacto direto em todas as empresas abrangidas pela faturação eletrónica, tanto no B2G (empresas que faturam a entidades públicas) como no B2B (empresas que faturam a outras empresas).

Isto significa que:

As empresas devem utilizar um sistema compatível com o Peppol para faturar determinados clientes públicos e, em muitos países, em breve também os clientes privados.
O formato PDF ou Excel deixará de ser suficiente. As faturas terão de ser emitidas num formato eletrónico estruturado reconhecido a nível europeu.
Mesmo pequenas empresas, como lojas online, serão abrangidas assim que emitirem faturas para empresas ou administrações públicas.

Exemplo prático

Imaginemos uma loja online que vende produtos a particulares e a empresas:

Quando fatura uma administração pública, terá obrigatoriamente de usar o formato Peppol para que a fatura seja aceite.
Quando fatura outra empresa num país onde a faturação eletrónica B2B se torne obrigatória (como na Bélgica a partir de 2026), também terá de usar o Peppol.
Quando fatura um particular, poderá continuar a usar os métodos atuais, já que os particulares não estão abrangidos por esta obrigação.

Na prática, isto significa que mesmo uma pequena empresa terá de adaptar o seu sistema de faturação para se manter conforme e continuar a faturar os seus clientes profissionais.

4. Porque é que usar uma ferramenta de faturação compatível com o Peppol faz a diferença

Uma das grandes vantagens do Peppol é eliminar a complexidade técnica para as empresas. No entanto, para beneficiar plenamente, é essencial utilizar uma ferramenta de faturação capaz de comunicar diretamente com a rede.

Um software compatível com o Peppol permite:

Gerar faturas conformes com o formato europeu sem necessidade de tratamento manual adicional.
Enviar e receber faturas diretamente através da rede Peppol.
Automatizar a conformidade legal sem ter de gerir os aspetos técnicos.
Acompanhar em tempo real o estado das faturas (envio, receção, processamento).
Garantir a segurança das trocas com administrações públicas e empresas em todos os Estados-Membros.

A nossa solução, CommBilling, foi concebida para responder a esta necessidade. Embora esteja atualmente em processo de certificação Peppol, está preparada para integrar esta funcionalidade logo que a validação oficial esteja concluída. Os utilizadores poderão assim cumprir os requisitos europeus sem complexidade técnica e continuar a faturar clientes públicos e privados em total conformidade.

O Peppol não é uma opção, mas sim o padrão europeu de faturação eletrónica. Criado em 2019 para os contratos públicos, está a estender-se progressivamente ao setor privado. Esta evolução abrange grandes empresas, PME, trabalhadores independentes e lojas online, desde que emitam faturas a clientes profissionais.

Para os utilizadores de uma aplicação de faturação, adotar uma solução compatível como o CommBilling permite manter a conformidade, ganhar eficiência e antecipar as mudanças regulamentares que estão a chegar à Europa.