Hvad er Peppol

Fakturering i Europa gennemgår en dybtgående forandring. Siden 18. april 2019 har alle centrale offentlige myndigheder i EU været forpligtet til at acceptere elektroniske fakturaer, der overholder standarden EN 16931. For at sikre, at alle faktureringssystemer kan kommunikere med hinanden, har EU etableret Peppol, en fælles infrastruktur, der i dag er blevet referencestandarden for sikre, pålidelige og lovmedholdelige udvekslinger.

1. Hvorfor Peppol ændrer faktureringen i Europa

Før Peppol måtte hver virksomhed oprette egne forbindelser for at udveksle elektroniske fakturaer, ofte i forskellige og ikke-standardiserede formater. Dette medførte høje omkostninger, forsinkelser og betydelige fejlrisici.

Med Peppol gælder der én fælles standard for alle. Denne ændring gør det muligt at:

Udstede strukturerede fakturaer, der er juridisk anerkendt i hele EU,
Afslutte brugen af flere uforenelige formater,
Opnå bedre automatisering og fuld sporbarhed af transaktioner.

Dette er ikke blot en teknisk udvikling, men en strukturel transformation af faktureringen i EU.

2. Sådan fungerer Peppol i praksis

Virksomheden registrerer sig hos et akkrediteret Access Point.
Den får tildelt en unik identifikator, kaldet Peppol ID.
Den udsteder sine fakturaer gennem Access Point i formatet EN 16931.
Netværket identificerer automatisk modtageren og leverer fakturaen sikkert, sporbart og i overensstemmelse med standarden.

Peppol fungerer dermed som en fælles transmissionskanal, der forbinder alle faktureringssystemer i EU.

3. Hvad det betyder for virksomheder

Indførelsen af Peppol har direkte konsekvenser for alle virksomheder, der er omfattet af elektronisk fakturering, både i B2G (virksomheder, der fakturerer offentlige myndigheder) og i B2B (virksomheder, der fakturerer andre virksomheder).

Det betyder, at:

Virksomheder skal bruge et system, der er kompatibelt med Peppol, for at kunne fakturere visse offentlige kunder og i mange lande snart også private kunder.
PDF- eller Excel-formater alene ikke længere er tilstrækkelige. Fakturaer skal udstedes i et struktureret elektronisk format, der er anerkendt på europæisk niveau.
Selv små virksomheder, som netbutikker, bliver berørt, så snart de fakturerer andre virksomheder eller offentlige myndigheder.

Konkret eksempel

Forestil dig en netbutik, der sælger produkter både til private og til virksomheder:

Når den fakturerer en offentlig myndighed, skal den bruge Peppol-formatet, for at fakturaen kan accepteres.
Når den fakturerer en anden virksomhed i et land, hvor B2B e-fakturering bliver obligatorisk (for eksempel Belgien fra 2026), skal den også bruge Peppol.
Når den fakturerer en privatperson, kan den fortsætte med at bruge sine nuværende metoder, da privatpersoner ikke er omfattet af kravet.

I praksis betyder det, at selv en lille virksomhed må tilpasse sit faktureringssystem for at forblive compliant og fortsat kunne fakturere sine professionelle kunder.

4. Hvorfor det gør en forskel at bruge et Peppol-kompatibelt faktureringsværktøj

En af de store fordele ved Peppol er, at det fjerner teknisk kompleksitet for virksomheder. For at udnytte fordelene fuldt ud er det dog nødvendigt at bruge et faktureringsværktøj, der kan kommunikere direkte med netværket.

Et Peppol-kompatibelt software gør det muligt at:

Generere fakturaer i overensstemmelse med den europæiske standard uden ekstra manuelt arbejde.
Sende og modtage fakturaer direkte via Peppol-netværket.
Automatisere lovpligtig compliance uden selv at håndtere de tekniske aspekter.
Følge fakturaernes status i realtid (afsendt, modtaget, behandlet).
Sikre udvekslinger med offentlige myndigheder og virksomheder i alle medlemsstater.

Vores løsning, CommBilling, er udviklet til netop dette. Selvom den i øjeblikket er under Peppol-certificering, er den designet til at integrere funktionen straks efter den officielle godkendelse. Brugerne vil dermed kunne opfylde de europæiske krav uden teknisk kompleksitet og fortsat fakturere både offentlige og private kunder i fuld overensstemmelse med reglerne.

Peppol er ikke et valg, men den europæiske standard for elektronisk fakturering. Indført i 2019 til offentlige udbud, udvides det gradvist til den private sektor. Denne udvikling berører både store virksomheder, SMV’er, selvstændige og netbutikker, så snart de fakturerer professionelle kunder.

For brugere af et faktureringssystem betyder det at vælge en Peppol-kompatibel løsning som CommBilling, at de kan forblive compliant, arbejde mere effektivt og være forberedt på de kommende lovændringer i Europa.