Vad är Peppol

Faktureringen i Europa genomgår en djupgående förändring. Sedan den 18 april 2019 är alla centrala offentliga myndigheter i Europeiska unionen skyldiga att ta emot elektroniska fakturor som uppfyller standarden EN 16931. För att säkerställa att alla faktureringssystem kan kommunicera med varandra har EU infört Peppol, en gemensam infrastruktur som idag är referensstandarden för säkra, tillförlitliga och regelmässiga utbyten.

1. Varför Peppol förändrar faktureringen i Europa

Före Peppol var varje företag tvunget att skapa egna anslutningar för att utbyta elektroniska fakturor, ofta i olika och icke-standardiserade format. Detta ledde till höga kostnader, förseningar och betydande risker för fel.

Med Peppol gäller en enda standard för alla. Denna förändring möjliggör:

Strukturerad fakturering som är juridiskt erkänd i hela Europeiska unionen,
Ett slut på flera och inkompatibla format,
Bättre automatisering och full spårbarhet av transaktioner.

Detta är inte bara en teknisk utveckling utan en strukturell omvandling av faktureringen i Europeiska unionen.

2. Hur Peppol fungerar i praktiken

Företaget registrerar sig hos en ackrediterad Access Point.
Det får en unik identifierare som kallas Peppol ID.
Det utfärdar sina fakturor via Access Point i formatet EN 16931.
Nätverket identifierar automatiskt mottagaren och levererar fakturan på ett säkert, spårbart och standardenligt sätt.

Peppol fungerar alltså som en gemensam överföringskanal som kopplar samman alla faktureringssystem inom EU.

3. Vad detta innebär för företag

Införandet av Peppol har en direkt inverkan på alla företag som omfattas av elektronisk fakturering, både inom B2G (företag som fakturerar offentliga myndigheter) och B2B (företag som fakturerar andra företag).

Detta innebär att:

Företag måste använda ett system som är kompatibelt med Peppol för att fakturera vissa offentliga kunder och i många länder snart även privata kunder.
PDF- eller Excel-format kommer inte längre att vara tillräckliga. Fakturor måste utfärdas i ett strukturerat elektroniskt format som är erkänt på europeisk nivå.
Även små företag, som nätbutiker, kommer att omfattas så snart de fakturerar andra företag eller offentliga myndigheter.

Konkrett exempel

Föreställ dig en nätbutik som säljer produkter både till privatpersoner och företag:

När den fakturerar en offentlig myndighet måste den använda Peppol-formatet för att fakturan ska accepteras.
När den fakturerar ett annat företag i ett land där B2B e-fakturering blir obligatorisk (till exempel Belgien från 2026), måste den också använda Peppol.
När den fakturerar en privatperson kan den fortsätta använda sina nuvarande metoder, eftersom privatpersoner inte omfattas av kravet.

I praktiken innebär detta att även ett litet företag måste anpassa sitt faktureringssystem för att förbli regelmässigt och kunna fortsätta fakturera sina professionella kunder.

4. Varför det gör skillnad att använda ett Peppol-kompatibelt faktureringsverktyg

En av de stora fördelarna med Peppol är att det eliminerar den tekniska komplexiteten för företag. För att dra full nytta av det är det dock avgörande att använda ett faktureringsverktyg som kan kommunicera direkt med nätverket.

Ett Peppol-kompatibelt program gör det möjligt att:

Skapa fakturor som uppfyller den europeiska standarden utan extra manuellt arbete,
Skicka och ta emot fakturor direkt via Peppol-nätverket,
Automatisera den juridiska efterlevnaden utan att själv hantera de tekniska aspekterna,
Följa fakturans status i realtid (skickad, mottagen, behandlad),
Säkerställa utbyten med offentliga myndigheter och företag i alla medlemsstater.

Vår lösning, CommBilling, är utformad för detta. Även om den för närvarande är under Peppol-certifiering är den byggd för att integrera denna funktionalitet så snart den officiella valideringen är klar. Användarna kommer därmed att kunna uppfylla de europeiska kraven utan teknisk komplexitet och fortsätta fakturera både offentliga och privata kunder i full överensstämmelse.

Peppol är inget valfritt alternativ utan den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Införd 2019 för offentlig upphandling, sprids den gradvis till den privata sektorn. Denna utveckling berör både stora företag, små och medelstora företag, egenföretagare och nätbutiker så snart de fakturerar professionella kunder.

För användare av en faktureringsapplikation innebär antagandet av en Peppol-kompatibel lösning som CommBilling att de kan förbli regelmässiga, arbeta mer effektivt och vara förberedda på de kommande regleringsförändringarna i Europa.