Czym jest Peppol

Fakturowanie w Europie przechodzi głęboką transformację. Od 18 kwietnia 2019 roku wszystkie centralne administracje publiczne w Unii Europejskiej są zobowiązane do przyjmowania faktur elektronicznych zgodnych z normą EN 16931. Aby zapewnić komunikację pomiędzy wszystkimi systemami fakturowania, UE wdrożyła Peppol, wspólną infrastrukturę, która stała się dziś standardem odniesienia dla bezpiecznej, wiarygodnej i zgodnej wymiany danych.

1. Dlaczego Peppol zmienia fakturowanie w Europie

Przed Peppol każda firma musiała tworzyć własne połączenia, aby wymieniać faktury elektroniczne, często w różnych i niestandaryzowanych formatach. Prowadziło to do wysokich kosztów, opóźnień i znacznego ryzyka błędów.

Z Peppol obowiązuje jeden wspólny standard dla wszystkich. Ta zmiana umożliwia:

• Strukturalne fakturowanie uznawane prawnie w całej Unii Europejskiej,

• Koniec wielu niekompatybilnych formatów,

• Lepszą automatyzację i pełną możliwość śledzenia transakcji.

To nie tylko ewolucja techniczna, ale strukturalna transformacja fakturowania w Unii Europejskiej.

2. Jak Peppol działa w praktyce

1. Firma rejestruje się w akredytowanym Access Point.

2. Otrzymuje unikalny identyfikator zwany Peppol ID.

3. Wystawia faktury poprzez Access Point w formacie EN 16931.

4. Sieć automatycznie identyfikuje odbiorcę i dostarcza fakturę w sposób bezpieczny, możliwy do prześledzenia i zgodny ze standardem.

Peppol pełni więc rolę jednego kanału transmisji, który łączy wszystkie systemy fakturowania w Unii Europejskiej.

3. Co to zmienia dla firm

Wprowadzenie Peppol ma bezpośredni wpływ na wszystkie firmy objęte obowiązkiem fakturowania elektronicznego, zarówno w B2G (firmy fakturujące instytucje publiczne), jak i w B2B (firmy fakturujące inne przedsiębiorstwa).

Oznacza to, że:

• Firmy muszą korzystać z systemu kompatybilnego z Peppol, aby wystawiać faktury dla niektórych klientów publicznych, a w wielu krajach wkrótce także dla klientów prywatnych.

• Sam format PDF lub Excel nie będzie już wystarczający. Faktury muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym uznawanym na poziomie europejskim.

• Nawet małe firmy, takie jak sklepy internetowe, będą objęte tym obowiązkiem, jeśli wystawiają faktury dla przedsiębiorstw lub administracji publicznych.

W praktyce oznacza to, że nawet mała firma będzie musiała dostosować swój system fakturowania, aby pozostać zgodna z przepisami i móc nadal fakturować swoich klientów biznesowych.

4. Dlaczego korzystanie z narzędzia do fakturowania kompatybilnego z Peppol robi różnicę

Jedną z głównych zalet Peppol jest to, że eliminuje on złożoność techniczną dla firm. Aby jednak w pełni z niego korzystać, niezbędne jest używanie narzędzia do fakturowania, które potrafi komunikować się bezpośrednio z siecią.

Oprogramowanie kompatybilne z Peppol umożliwia:

• Generowanie faktur zgodnych z europejskim standardem bez dodatkowej ręcznej obróbki,

• Wysyłanie i odbieranie faktur bezpośrednio przez sieć Peppol,

• Automatyzację zgodności prawnej bez konieczności samodzielnego zarządzania aspektami technicznymi,

• Śledzenie statusu faktur w czasie rzeczywistym (wysłane, odebrane, przetworzone),

• Zabezpieczenie wymiany danych z administracją publiczną i firmami we wszystkich państwach członkowskich.

Nasze rozwiązanie, CommBilling, zostało zaprojektowane właśnie w tym celu. Choć obecnie znajduje się w procesie certyfikacji Peppol, jest przygotowane do integracji tej funkcjonalności natychmiast po oficjalnym zatwierdzeniu. Dzięki temu użytkownicy będą mogli spełniać wymagania europejskie bez złożoności technicznej i nadal wystawiać faktury swoim klientom publicznym i prywatnym w pełnej zgodności z przepisami.

Peppol nie jest opcją, lecz europejskim standardem fakturowania elektronicznego. Wprowadzony w 2019 roku dla zamówień publicznych, stopniowo rozszerza się na sektor prywatny. Ta zmiana dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i MŚP, freelancerów oraz sklepów internetowych, o ile wystawiają faktury klientom biznesowym.

Dla użytkowników aplikacji do fakturowania przyjęcie rozwiązania kompatybilnego z CommBilling oznacza zachowanie zgodności z przepisami, większą efektywność i gotowość na nadchodzące zmiany regulacyjne w Europie.