Was ist Peppol

Die Rechnungsstellung in Europa befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Seit dem 18. April 2019 sind alle zentralen öffentlichen Verwaltungen der Europäischen Union verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen, die der Norm EN 16931 entsprechen. Damit die Fakturierungssysteme aller Mitgliedstaaten miteinander kommunizieren können, hat die EU Peppol eingeführt eine gemeinsame Infrastruktur, die sich inzwischen als Referenzstandard für sichere, zuverlässige und rechtskonforme Rechnungsstellung etabliert hat.

1. Warum Peppol die Rechnungsstellung in Europa verändert

Vor Peppol musste jedes Unternehmen eigene Verbindungen schaffen, um elektronische Rechnungen auszutauschen. Die Formate waren vielfältig, oft inkompatibel, und jede Integration verursachte zusätzliche Kosten.

Mit Peppol gilt ein einziger Standard für alle. Diese Veränderung ermöglicht:

eine strukturierte Rechnungsstellung, die in der gesamten Europäischen Union rechtlich anerkannt ist,
das Ende mehrerer, nicht kompatibler Formate,
eine bessere Automatisierung und vollständige Nachverfolgbarkeit der Transaktionen.

Dies ist nicht nur eine technische Weiterentwicklung, sondern eine strukturelle Transformation der Rechnungsstellung in der Europäischen Union.

2. Wie Peppol in der Praxis funktioniert

Das Unternehmen registriert sich bei einem akkreditierten Access Point.
Es erhält eine eindeutige Kennung, die Peppol ID genannt wird.
Es stellt seine Rechnungen über den Access Point im Format EN 16931 aus.
Das Netzwerk identifiziert automatisch den Empfänger und übermittelt die Rechnung sicher, nachvollziehbar und normgerecht.

Peppol fungiert somit als einheitlicher Übertragungskanal, der alle Fakturierungssysteme innerhalb der Europäischen Union miteinander verbindet.

3. Was sich für Unternehmen ändert

Die Einführung von Peppol hat direkte Auswirkungen auf alle Unternehmen, die von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen sind – sowohl im B2G-Bereich (Unternehmen, die öffentliche Einrichtungen fakturieren) als auch im B2B-Bereich (Unternehmen, die andere Unternehmen fakturieren).

Das bedeutet:

Unternehmen müssen ein mit Peppol kompatibles System nutzen, um bestimmte öffentliche Kunden und in vielen Ländern bald auch private Kunden zu fakturieren.
PDF- oder Excel-Formate allein sind nicht mehr ausreichend. Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das auf europäischer Ebene anerkannt ist.
Selbst kleine Betriebe, wie etwa Online-Shops, sind betroffen, sobald sie andere Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen fakturieren.

Konkretes Beispiel

Stellen wir uns einen Online-Shop vor, der sowohl an Privatpersonen als auch an Unternehmen verkauft:

Wenn er eine öffentliche Verwaltung fakturiert, muss er das Peppol-Format verwenden, damit die Rechnung akzeptiert wird.
Wenn er ein anderes Unternehmen in einem Land fakturiert, in dem die verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung eingeführt wird (zum Beispiel Belgien ab 2026), muss er ebenfalls Peppol nutzen.
Wenn er eine Privatperson fakturiert, kann er weiterhin seine bisherigen Methoden verwenden, da Privatpersonen von dieser Verpflichtung nicht betroffen sind.

In der Praxis bedeutet dies, dass selbst ein kleines Unternehmen sein Fakturierungssystem anpassen muss, um konform zu bleiben und weiterhin professionelle Kunden fakturieren zu können.

4. Warum ein Peppol-kompatibles Fakturierungstool den Unterschied macht

Einer der größten Vorteile von Peppol besteht darin, dass es die technische Komplexität für Unternehmen beseitigt. Um jedoch den vollen Nutzen daraus zu ziehen, ist es entscheidend, ein Fakturierungstool zu verwenden, das direkt mit dem Netzwerk kommunizieren kann.

Eine mit Peppol kompatible Software ermöglicht es:

Rechnungen im europäischen Standardformat zu erstellen, ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung,
Rechnungen direkt über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen,
die gesetzliche Konformität zu automatisieren, ohne selbst technische Aspekte verwalten zu müssen,
den Status von Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen (Versand, Empfang, Verarbeitung),
den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen in allen Mitgliedstaaten abzusichern.

Unsere Lösung CommBilling ist genau auf diese Anforderungen ausgerichtet. Obwohl sie sich derzeit noch im Zertifizierungsprozess für Peppol befindet, ist sie so konzipiert, dass diese Funktionalität unmittelbar nach der offiziellen Validierung integriert wird. Dadurch können Nutzer die europäischen Anforderungen ohne technische Komplexität erfüllen und gleichzeitig ihre öffentlichen und privaten Kunden weiterhin vollständig konform fakturieren.

Das bedeutet, dass Unternehmen, die CommBilling einsetzen, ihre öffentlichen und privaten Kunden innerhalb der Europäischen Union weiterhin problemlos fakturieren können und dabei stets den neuen Vorschriften entsprechen.

Peppol ist keine Option, sondern der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Eingeführt im Jahr 2019 für das öffentliche Beschaffungswesen, wird es schrittweise auch auf den privaten Sektor ausgeweitet. Diese Entwicklung betrifft große Unternehmen ebenso wie KMU, Selbstständige und Online-Händler, sobald sie professionelle Kunden fakturieren.

Für Anwender einer Fakturierungssoftware bedeutet die Einführung einer Peppol-kompatiblen Lösung wie CommBilling, dass sie rechtlich konform bleiben, effizienter arbeiten und bestens auf die kommenden regulatorischen Veränderungen in Europa vorbereitet sind.