Mikä on Peppol
Peppol on Euroopan virallinen verkosto sähköistä laskutusta varten. Se otettiin käyttöön vuonna 2019 julkisissa hankinnoissa, ja se muuttaa tapaa, jolla yritykset vaihtavat laskuja Euroopassa. Se tuo mukanaan yhdenmukaisen standardin, vahvemman tietoturvan ja täydellisen yhteentoimivuuden.
Sähköinen laskutus Euroopassa on suurten muutosten edessä. 18. huhtikuuta 2019 lähtien kaikkien EU:n keskushallinnon viranomaisten on täytynyt hyväksyä sähköiset laskut, jotka noudattavat standardia EN 16931. Jotta kaikki laskutusjärjestelmät voisivat kommunikoida keskenään, EU on ottanut käyttöön Peppolin, yhteisen infrastruktuurin, josta on tullut luotettava, turvallinen ja sääntöjen mukainen viitejärjestelmä.
1. Miksi Peppol muuttaa laskutusta Euroopassa
Ennen Peppolia jokaisen yrityksen piti luoda omat yhteytensä sähköisten laskujen vaihtamiseen, usein eri ja epäyhtenäisissä formaateissa. Tämä johti suuriin kustannuksiin, viivästyksiin ja merkittävään virheriskiin.
Peppolin avulla kaikille on käytössä yksi yhteinen standardi. Tämä muutos mahdollistaa:
-
Rakenteisen laskutuksen, joka on laillisesti tunnustettu koko Euroopan unionissa,
-
Useiden ja yhteensopimattomien formaattien poistumisen,
-
Paremmat automaatiomahdollisuudet ja täydellisen tapahtumien jäljitettävyyden.
Kyse ei ole vain teknisestä kehityksestä, vaan rakenteellisesta muutoksesta EU:n laskutuksessa.
2. Miten Peppol toimii käytännössä
-
Yritys rekisteröityy akkreditoidulle Access Pointille.
-
Se saa yksilöllisen tunnisteen, jota kutsutaan Peppol ID:ksi.
-
Se lähettää laskunsa Access Pointin kautta EN 16931 -formaatissa.
-
Verkosto tunnistaa automaattisesti vastaanottajan ja toimittaa laskun turvallisesti, jäljitettävästi ja standardin mukaisesti.
Peppol toimii siis yhtenäisenä siirtokanavana, joka yhdistää kaikki laskutusjärjestelmät EU:ssa.
3. Mitä tämä muuttaa yrityksille
Peppolin käyttöönotolla on suora vaikutus kaikkiin yrityksiin, joita sähköinen laskutus koskee — sekä B2G-yrityksiin (jotka laskuttavat julkisia toimijoita) että B2B-yrityksiin (jotka laskuttavat muita yrityksiä).
Tämä tarkoittaa, että:
-
Yritysten on käytettävä Peppol-yhteensopivaa järjestelmää laskuttaessaan tiettyjä julkisia asiakkaita ja monissa maissa pian myös yksityisiä asiakkaita.
-
Pelkkä PDF- tai Excel-muoto ei enää riitä. Laskut on laadittava rakenteisessa sähköisessä muodossa, joka on hyväksytty EU-tasolla.
-
Myös pienet yritykset, kuten verkkokaupat, kuuluvat tämän piiriin heti, kun ne laskuttavat yrityksiä tai julkisia hallintoja.
Käytännön esimerkki
Kuvitellaan verkkokauppa, joka myy tuotteita sekä yksityishenkilöille että yrityksille:
-
Kun se laskuttaa julkista hallintoa, sen on käytettävä Peppol-muotoa, jotta lasku hyväksytään.
-
Kun se laskuttaa toista yritystä maassa, jossa B2B-sähköinen laskutus tulee pakolliseksi (esimerkiksi Belgiassa vuodesta 2026 alkaen), sen on myös käytettävä Peppolia.
-
Kun se laskuttaa yksityishenkilöä, se voi jatkaa nykyisten menetelmien käyttöä, koska yksityishenkilöitä ei koske tämä velvoite.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jopa pienen yrityksen on mukautettava laskutusjärjestelmänsä pysyäkseen sääntöjen mukaisena ja voidakseen jatkaa ammattiasiakkaidensa laskuttamista.
4. Miksi Peppol-yhteensopivan laskutustyökalun käyttö tekee eron
Yksi Peppolin suurimmista eduista on se, että se poistaa teknisen monimutkaisuuden yrityksiltä. Jotta siitä saisi täyden hyödyn, on kuitenkin välttämätöntä käyttää laskutustyökalua, joka voi kommunikoida suoraan verkoston kanssa.
Peppol-yhteensopiva ohjelmisto mahdollistaa:
-
Laskujen luomisen EU-standardin mukaisessa muodossa ilman lisätyötä,
-
Laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan Peppol-verkon kautta,
-
Lakisääteisen vaatimustenmukaisuuden automatisoinnin ilman, että yrityksen tarvitsee itse hallita teknisiä yksityiskohtia,
-
Laskujen tilan seuraamisen reaaliajassa (lähetetty, vastaanotettu, käsitelty),
-
Turvallisen tiedonvaihdon julkishallinnon ja yritysten kanssa kaikissa jäsenvaltioissa.
Ratkaisumme, CommBilling, on suunniteltu tähän tarpeeseen. Vaikka se on tällä hetkellä Peppol-sertifiointiprosessissa, se on rakennettu siten, että toiminnallisuus voidaan ottaa käyttöön heti virallisen hyväksynnän jälkeen. Näin käyttäjät voivat täyttää EU:n vaatimukset ilman teknistä monimutkaisuutta ja jatkaa sekä julkisten että yksityisten asiakkaiden laskuttamista täysin sääntöjen mukaisesti.
Peppol ei ole vaihtoehto, vaan Euroopan sähköisen laskutuksen standardi. Vuonna 2019 julkisissa hankinnoissa käyttöön otettu järjestelmä laajenee vähitellen myös yksityiselle sektorille. Tämä kehitys koskee suuria yrityksiä, pk-yrityksiä, itsenäisiä ammatinharjoittajia ja verkkokauppoja heti, kun ne laskuttavat ammattiasiakkaita.
Sähköisen laskutussovelluksen käyttäjille Peppol-yhteensopivan ratkaisun, kuten CommBillingin, käyttöönotto tarkoittaa sääntöjenmukaisuutta, tehokkuutta ja valmiutta tuleviin sääntelymuutoksiin Euroopassa.