Wat is Peppol.

De facturatie in Europa ondergaat een diepgaande verandering. Sinds 18 april 2019 zijn alle centrale overheidsinstanties in de Europese Unie verplicht om elektronische facturen te accepteren die voldoen aan de norm EN 16931. Om ervoor te zorgen dat alle factureringssystemen met elkaar kunnen communiceren, heeft de EU Peppol ingevoerd, een gemeenschappelijke infrastructuur die vandaag de dag de referentiestandaard is geworden voor veilige, betrouwbare en conforme uitwisselingen.

1. Waarom Peppol de facturatie in Europa verandert

Voor Peppol moest elk bedrijf zijn eigen verbindingen opzetten om elektronische facturen uit te wisselen, vaak in verschillende en niet‑gestandaardiseerde formaten. Dit leidde tot hoge kosten, vertragingen en aanzienlijke risico’s op fouten.

Met Peppol geldt er één enkele standaard voor iedereen. Deze verandering maakt het mogelijk om:

Gestructureerde facturatie die in de hele Europese Unie wettelijk wordt erkend,
Een einde aan meerdere en incompatibele formaten,
Betere automatisering en volledige traceerbaarheid van transacties.

Dit is niet alleen een technische evolutie, maar een structurele transformatie van de facturatie in de Europese Unie.

2. Hoe Peppol in de praktijk werkt

Het bedrijf registreert zich bij een geaccrediteerd Access Point.
Het ontvangt een unieke identificatie, de Peppol ID.
Het verstuurt zijn facturen via het Access Point in het EN 16931-formaat.
Het netwerk identificeert automatisch de ontvanger en levert de factuur veilig, traceerbaar en conform de norm.

Peppol fungeert dus als een enkel transmissiekanaal dat alle factureringssystemen binnen de Europese Unie met elkaar verbindt.

3. Wat dit betekent voor bedrijven

De invoering van Peppol heeft een directe impact op alle bedrijven die onder elektronische facturatie vallen, zowel in B2G (bedrijven die factureren aan overheidsinstanties) als in B2B (bedrijven die factureren aan andere bedrijven).

Dit betekent dat:

Bedrijven een systeem moeten gebruiken dat compatibel is met Peppol om bepaalde publieke klanten en in veel landen binnenkort ook private klanten te factureren.
Het PDF- of Excel-formaat alleen niet meer voldoende zal zijn. Facturen moeten worden uitgegeven in een gestructureerd elektronisch formaat dat op Europees niveau wordt erkend.
Zelfs kleine ondernemingen, zoals webshops, getroffen zullen worden zodra zij facturen sturen naar bedrijven of overheidsinstanties.

Concreet voorbeeld

Stel je een webshop voor die producten verkoopt aan zowel particulieren als bedrijven:

Wanneer hij een overheidsinstantie factureert, moet hij verplicht het Peppol-formaat gebruiken om geaccepteerd te worden.
Wanneer hij een ander bedrijf factureert in een land waar B2B e-facturatie verplicht wordt (zoals België vanaf 2026), moet hij ook Peppol gebruiken.
Wanneer hij een particulier factureert, kan hij zijn huidige methoden blijven gebruiken, aangezien particulieren niet onder deze verplichting vallen.

In de praktijk betekent dit dat zelfs een kleine onderneming haar factureringssysteem zal moeten aanpassen om conform te blijven en haar professionele klanten te kunnen blijven factureren.

4. Waarom het gebruik van een Peppol-compatibel facturatieprogramma het verschil maakt

Een van de grote voordelen van Peppol is dat het de technische complexiteit voor bedrijven wegneemt. Om er echter volledig van te profiteren, is het essentieel een facturatieprogramma te gebruiken dat rechtstreeks met het netwerk kan communiceren.

Een Peppol-compatibele software maakt het mogelijk om:

Facturen te genereren die voldoen aan de Europese standaard zonder extra handmatige verwerking.
Facturen rechtstreeks via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen.
Wettelijke naleving te automatiseren zonder zelf de technische aspecten te beheren.
De status van facturen in realtime te volgen (verzonden, ontvangen, verwerkt).
Uitwisselingen met overheidsinstanties en bedrijven in alle lidstaten te beveiligen.

Onze oplossing, CommBilling, sluit hierbij aan. Hoewel het momenteel nog in het certificeringsproces van Peppol zit, is het ontworpen om deze functionaliteit te integreren zodra de officiële validatie is afgerond. Gebruikers zullen zo aan de Europese vereisten kunnen voldoen zonder technische complexiteit en tegelijkertijd hun publieke en private klanten volledig conform blijven factureren.

Peppol is geen optie maar de Europese standaard voor elektronische facturatie. Ingevoerd in 2019 voor overheidsopdrachten, breidt het zich geleidelijk uit naar de privésector. Deze evolutie betreft zowel grote ondernemingen als kmo’s, zelfstandigen en webshops, zodra zij professionele klanten factureren.

Voor gebruikers van een facturatieprogramma betekent het aannemen van een Peppol-compatibele oplossing zoals CommBilling dat zij conform blijven, efficiënter werken en voorbereid zijn op de komende regelgevende veranderingen in Europa.