Der Abschnitt "Verkaufsdokumente" in CommBilling ist das zentrale Modul zur Verwaltung Ihrer Bestellungen, Rechnungen, Rückerstattungen und Gutschriften. Je nach Ihrem Abonnement stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:
- C-Business-Plan: Voller Zugriff auf alle vier Unterregisterkarten: Bestellungen, Rechnungen, Rückerstattungen und Gutschriften.
- C-Starter-Plan: Zugriff auf die Unterregisterkarten Bestellungen und Rechnungen.
Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Funktionen jeder Registerkarte.
1. Registerkarte "Bestellungen"
Die Registerkarte "Bestellungen" bietet eine vollständige Übersicht aller in Shopify generierten Bestellungen. CommBilling synchronisiert automatisch die Daten, sodass Sie jederzeit aktuelle Informationen sehen.
Angezeigte Informationen:
- Bestellnummer
- Bestelldatum
- Kundenname
- Gesamtpreis
- Zahlungsstatus
- Rechnungsnummer (anklickbar zum Herunterladen)
- Rechnungsstatus
Sie können die Ansicht anpassen, indem Sie zusätzliche Spalten wie das Rechnungsdatum einblenden, um die Verfolgung zu erleichtern.
Wenn für eine Bestellung noch keine Rechnung erstellt wurde, gibt es eine Schaltfläche, mit der Sie die Rechnung direkt auf dem Bildschirm erstellen können.
Zusätzliche Funktionen sind:
- Bulk-Aktionen: Sie können die Auftragsliste drucken oder zur externen Verwendung in eine CSV-Datei exportieren.
- Bestellungen neu synchronisieren: Eine Schaltfläche, die die Bestellliste mit Shopify neu synchronisiert, um sicherzustellen, dass die aktuellsten Informationen verfügbar sind.
- Filtern und Suchen: Filtern Sie die Bestellungen nach Datumsbereich oder suchen Sie, um bestimmte Transaktionen leicht zu finden.
Von hier aus haben Sie auch direkten Zugriff auf die Registerkarte Rechnungen für eine spezifischere Rechnungsverwaltung.
2. Registerkarte "Rechnungen"
Auf der Registerkarte Rechnungen können Sie alle Rechnungen sehen, die für Ihre Shopify-Bestellungen erstellt wurden. In der Standardansicht werden die folgenden Spalten angezeigt:
- Rechnungsnummer
- Name des Kunden
- Betrag (ohne und mit Mehrwertsteuer)
- Der Abschnitt Aktionen bietet die folgenden wichtigen Funktionen:
Rechnung an den Kunden senden: Senden Sie die Rechnung schnell per E-Mail.
PDF exportieren: Exportieren Sie die Rechnung im PDF-Format.
XML exportieren (nur C-Business Plan): Diese Funktion ist ausschließlich für C-Business Plan-Benutzer verfügbar und ermöglicht Ihnen den Export von Rechnungen im XML-Format.
Weitere Funktionen sind:
- Bulk-Aktionen: Führen Sie Massenexporte durch oder drucken Sie mehrere Rechnungen auf einmal.
- Letzte Rechnung löschen: Bei Bedarf können Sie die zuletzt erstellte Rechnung für eine bestimmte Bestellung löschen.
3. Registerkarte "Rückerstattungen" (nur C-Business-Plan)
In der Registerkarte "Rückerstattungen" werden alle über Shopify abgewickelten Rückerstattungen angezeigt.
Angezeigte Informationen:
- Bestellnummer
- Kundenname
- Rückerstattungsdatum
- Rückerstattungsbetrag
- Gutschriftnummer (falls vorhanden)
- Gutschriftstatus
Falls für eine Rückerstattung noch keine Gutschrift erstellt wurde, können Sie dies hier mit einem Klick erledigen.
Funktionen:
- Massenaktionen: Exportieren oder drucken Sie Rückerstattungsdetails als CSV-Datei.
- Filtern & Suchen: Finden Sie Rückerstattungen anhand von Bestellnummern oder anhand eines Datumsbereichs.
Über einen Schnellzugriff können Sie direkt zur Registerkarte "Gutschriften" wechseln.
4. Registerkarte "Gutschriften" (nur C-Business-Plan)
In der Registerkarte "Gutschriften" verwalten Sie alle für Rückerstattungen ausgestellten Gutschriften.
- Nummer der Gutschrift
- Rechnungsnummer (in Verbindung mit der Gutschrift)
- Datum der Gutschrift
- Name des Kunden
- Betrag (ohne und mit Mehrwertsteuer)
- Der Abschnitt Aktionen bietet folgende Optionen:
Gutschrift per E-Mail senden: Senden Sie die Gutschrift direkt an den Kunden.
PDF exportieren: Exportieren Sie die Gutschrift im PDF-Format.
CSV exportieren: Details der Gutschrift als CSV-Datei exportieren.
- Bulk-Aktionen: Exportieren Sie Erstattungsdetails in eine CSV-Datei oder drucken Sie sie aus.
- Filtern: Filtern Sie nach Datumsbereich oder suchen Sie, um schnell bestimmte Erstattungen zu finden.
Planbezogener Zugang
- C-Starter Plan: Benutzer mit dem C-Starter Plan haben nur Zugriff auf die Registerkarten Bestellungen und Rechnungen, mit denen sie grundlegende Verkaufsdokumente wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen verwalten können.
- C-Business-Plan: Voller Zugriff auf alle vier Registerkarten, einschließlich der Möglichkeit, Rückerstattungen und Gutschriften zu verwalten, was die Handhabung komplexerer Abrechnungsszenarien erleichtert.
Mit den Registerkarten des Bereichs Verkaufsdokumente können Sie den gesamten Rechnungsstellungsprozess für Ihren Shop effizient verwalten, von der Auftragserstellung über die Rechnungserstellung bis hin zu Rückerstattungen und der Verwaltung von Gutschriften. Die flexiblen Funktionen der Registerkarte, kombiniert mit Massenaktionen und Filteroptionen, machen es Ihnen leicht, den Überblick über Ihre Verkaufsdokumente zu behalten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.