Wie Peppol funktioniert
Peppol ist ein sicheres Netzwerk, das Unternehmen, Behörden und Abrechnungssoftware miteinander verbindet, um den automatischen Austausch elektronischer Rechnungen gemäß dem europäischen Standard zu ermöglichen. Jeder angeschlossene Teilnehmer kommuniziert über einen zertifizierten Access Point, der die Sicherheit, die Konformität und die Nachverfolgbarkeit jeder gesendeten oder empfangenen Rechnung gewährleistet.
Das Prinzip ist einfach: Peppol ermöglicht es allen Abrechnungssystemen – unabhängig von ihrem Format oder Land – miteinander zu kommunizieren und Daten ohne technische Komplikationen auszutauschen. Dank dieser Interoperabilität können Unternehmen ihre Rechnungen in der gesamten Europäischen Union reibungslos und vollständig sicher versenden, empfangen und verarbeiten.
1. Ein vernetztes System zwischen Unternehmen und Behörden
Peppol fungiert wie eine Autobahn für die elektronische Rechnungsstellung. Anstatt Rechnungen per E-Mail oder über kundenspezifische Portale zu senden, übermitteln Unternehmen ihre Dokumente direkt über das Netzwerk.
Jeder Teilnehmer registriert sich bei einem zertifizierten Access Point, der als Schnittstelle zwischen dem Abrechnungssystem des Unternehmens und dem Peppol-Netzwerk dient. Dieser Ansatz stellt sicher, dass:
- Alle Unternehmen ein gemeinsames Format verwenden (EN 16931),
- Rechnungen über ein Netzwerk zirkulieren, das von den europäischen Behörden anerkannt ist,
- Der Datenaustausch interoperabel ist – unabhängig von der verwendeten Software.
Diese Struktur vereinfacht die Kommunikation zwischen öffentlichen und privaten Akteuren erheblich und reduziert die Kosten, die durch verschiedene Formate oder individuelle Verbindungen entstehen.
2. Die Rolle der Access Points
Access Points bilden das Herzstück des Peppol-Netzwerks. Es handelt sich um zertifizierte Dienstleister, die eine sichere Verbindung zwischen Unternehmen und ihren Empfängern gewährleisten.
Ihre Aufgaben bestehen darin:
- Benutzer zu authentifizieren und ihre Identität im Netzwerk zu überprüfen,
- Rechnungen in das standardisierte Format zu konvertieren und zu übermitteln,
- Die Nachverfolgbarkeit jeder Übertragung zu gewährleisten,
- Erforderliche technische und rechtliche Aktualisierungen umzusetzen.
Dank ihnen müssen Unternehmen die technische Komplexität des Netzwerks nicht selbst verwalten. Sie verbinden sich einfach über ihre Abrechnungssoftware mit ihrem Access Point, der den Rest automatisch übernimmt.
3. Ein sicherer und nachvollziehbarer Rechnungsaustausch
Sicherheit ist ein zentraler Pfeiler der Funktionsweise von Peppol. Jede Rechnung wird verschlüsselt und über einen zertifizierten Kanal übertragen, wodurch die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleistet wird.
Die Access Points stellen sicher, dass:
- Sowohl der Absender als auch der Empfänger im Netzwerk registriert sind,
- Die Rechnung dem Standard EN 16931 entspricht,
- Der Versand und der Empfang korrekt validiert werden.
Diese Nachverfolgbarkeit stärkt das Vertrauen zwischen den Unternehmen und ermöglicht es, den Status jeder Rechnung in jeder Phase des Prozesses zu verfolgen.
4. Ein einfacher und standardisierter Prozess
Die Funktionsweise des Netzwerks folgt einem klaren Ablauf:
- Das Unternehmen erstellt seine Rechnung in seiner Abrechnungssoftware,
- Die Rechnung wird an den Access Point übermittelt,
- Das Netzwerk identifiziert den Empfänger anhand seiner Peppol-ID,
- Die Rechnung wird sicher, konform und nachvollziehbar zugestellt.
Alles geschieht automatisch, ohne manuelles Eingreifen oder Formatkonvertierung. Peppol stellt sicher, dass die Rechnung immer in einem lesbaren und gültigen Format für das System des Empfängers ankommt.
Konkretes Beispiel
Ein mittelständisches Unternehmen in Belgien sendet eine Rechnung an eine Behörde in Frankreich. Ohne Peppol müsste es die Rechnungsstellungsvorschriften jedes Landes prüfen, die Datei in das richtige Format umwandeln und sicherstellen, dass sie vom Verwaltungsportal akzeptiert wird. Mit Peppol sendet das Unternehmen die Rechnung einfach über seine gewohnte Software: Der Access Point übernimmt die Konvertierung, Validierung und Übertragung. Die Rechnung wird automatisch empfangen und fehlerfrei bestätigt.
5. CommBilling und Peppol-Zertifizierung
Unsere Lösung CommBilling ist so konzipiert, dass sie direkt mit dem Peppol-Netzwerk arbeitet. Sie wurde gemäß den technischen Spezifikationen des europäischen Standards entwickelt und wird nach Abschluss des Zertifizierungsprozesses vollständig einsatzbereit sein.
Nach erfolgreicher Zertifizierung ermöglicht CommBilling seinen Nutzern:
- Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen, ohne zusätzliche Konfiguration,
- Die automatische Einhaltung des EN 16931-Standards zu gewährleisten,
- Von sicheren und nachvollziehbaren Datenaustauschen zu profitieren, die in ganz Europa anerkannt sind.
Die Nutzer können sich somit nach der offiziellen Genehmigung direkt mit dem Netzwerk verbinden – ohne technische Anpassungen und ohne Risiko der Nichtkonformität.
Peppol ist nicht nur ein Übertragungswerkzeug – es ist eine europäische Infrastruktur, die die elektronische Rechnungsstellung universell, sicher und interoperabel macht. Durch die Nutzung einer Lösung wie CommBilling positioniert sich Ihr Unternehmen schon heute im Standard von morgen – mit einer reibungslosen, konformen und grenzenlosen Rechnungsstellung.