Peppol nasıl çalışır
Peppol, işletmeler, kamu kurumları ve faturalama yazılımlarını birbirine bağlayan güvenli bir ağdır. Bu ağ, Avrupa standardına uygun elektronik faturaların otomatik olarak değişimini sağlar. Ağa bağlı her katılımcı, sertifikalı bir Erişim Noktası (Access Point) aracılığıyla iletişim kurar. Bu sistem, gönderilen veya alınan her faturanın güvenliğini, yasal uyumluluğunu ve izlenebilirliğini garanti eder.
Temel prensip oldukça basittir: Peppol, tüm faturalama sistemlerinin – biçimi veya ülkesi ne olursa olsun – teknik zorluklar olmadan birbirleriyle iletişim kurmasını ve veri alışverişi yapmasını mümkün kılar. Bu bağlantı sayesinde işletmeler, Avrupa Birliği genelinde faturalarını sorunsuz, güvenli ve otomatik bir şekilde gönderebilir, alabilir ve işleyebilir.
1. İşletmeler ve kamu kurumları arasında bağlantılı bir ağ
Peppol, elektronik faturalama için bir otoyol gibi çalışır. Her müşteri için farklı portallar kullanmak veya e-posta ile fatura göndermek yerine, işletmeler belgelerini doğrudan ağ üzerinden iletir.
Her katılımcı, kendi faturalama sistemi ile Peppol ağı arasında köprü görevi gören sertifikalı bir Erişim Noktası üzerinden kayıt olur. Bu sistem şu avantajları sağlar:
- Tüm işletmelerin ortak bir format (EN 16931) kullanması,
- Faturaların Avrupa otoriteleri tarafından tanınan bir ağ üzerinden iletilmesi,
- Kullanılan yazılım fark etmeksizin veri alışverişinin uyumlu olması.
Bu yapı, kamu ve özel sektör arasındaki iletişimi büyük ölçüde basitleştirir ve farklı formatlar ya da özel bağlantılarla ilgili maliyetleri azaltır.
2. Erişim Noktalarının rolü
Erişim Noktaları, Peppol ağının merkezinde yer alır. Bunlar, işletmeler ile alıcıları arasında güvenli bağlantılar kuran sertifikalı hizmet sağlayıcılardır.
- Görevleri şunlardır:
- Kullanıcıların kimliklerini doğrulamak ve ağ üzerindeki kayıtlarını doğrulamak,
- Faturaları standart formata dönüştürmek ve iletmek,
- Her gönderimin izlenebilirliğini sağlamak,
- Gerekli teknik ve yasal güncellemeleri uygulamak.
Bu sayede işletmeler, ağın teknik karmaşıklığıyla uğraşmak zorunda kalmaz. Faturalama yazılımları aracılığıyla kendi Erişim Noktalarına bağlanmaları yeterlidir; sistemin geri kalanını yazılım otomatik olarak yönetir.
3. Güvenli ve izlenebilir fatura alışverişi
Güvenlik, Peppol sisteminin temel ilkelerinden biridir. Her fatura şifrelenir ve sertifikalı bir kanal üzerinden iletilir. Bu sayede verilerin gizliliği ve bütünlüğü korunur.
Erişim Noktaları şunları garanti eder:
- Gönderici ve alıcının ağ üzerinde kayıtlı olması,
- Faturanın EN 16931 standardına uygun olması,
- Gönderim ve alım işlemlerinin doğru şekilde doğrulanması.
Bu izlenebilirlik, işletmeler arasındaki güveni güçlendirir ve faturaların durumunun her aşamada takip edilmesini sağlar.
4. Basit ve standartlaştırılmış bir süreç
Ağın işleyişi açık bir yapıya dayanır:
- İşletme, faturasını faturalama yazılımında oluşturur,
- Fatura kendi Erişim Noktasına iletilir,
- Ağ, alıcıyı Peppol Kimliği (Peppol ID) aracılığıyla tanımlar,
- Fatura güvenli, uyumlu ve izlenebilir bir şekilde teslim edilir.
Tüm bu işlemler otomatik olarak gerçekleşir; manuel müdahale veya format dönüştürme gerekmez. Peppol, faturanın her zaman alıcının sistemine okunabilir ve geçerli bir formatta ulaşmasını garanti eder.
Somut bir örnek
Belçika’daki bir KOBİ, Fransa’daki bir kamu kurumuna fatura gönderiyor. Peppol olmadan, her ülkenin fatura kurallarını kontrol etmesi, dosyayı doğru formata dönüştürmesi ve kurum portalı tarafından kabul edildiğinden emin olması gerekir. Peppol sayesinde, işletme faturayı doğrudan mevcut yazılımı üzerinden gönderir; Erişim Noktası ise dönüştürme, doğrulama ve iletim işlemlerini üstlenir. Fatura otomatik olarak alınır ve hatasız bir şekilde onaylanır.
5. CommBilling ve Peppol sertifikasyonu
CommBilling çözümümüz, doğrudan Peppol ağıyla çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Avrupa standardının teknik gerekliliklerine göre geliştirilmiştir ve sertifikasyon süreci tamamlandığında tam olarak kullanılabilir hale gelecektir.
Sertifikasyon tamamlandıktan sonra CommBilling, kullanıcılarına şunları sağlayacaktır:
- Peppol üzerinden ek yapılandırma gerektirmeden fatura gönderme ve alma,
- EN 16931 standardına otomatik uyumluluk,
- Avrupa genelinde tanınan güvenli ve izlenebilir veri alışverişinden yararlanma.
Kullanıcılar, resmi onay tamamlandıktan hemen sonra herhangi bir teknik ayar yapmadan veya uyumsuzluk riski olmadan ağa bağlanabileceklerdir.
Peppol yalnızca bir veri iletim aracı değildir — elektronik faturalamayı evrensel, güvenli ve uyumlu hale getiren Avrupa düzeyinde bir altyapıdır. CommBilling gibi bir çözüm kullanarak işletmeniz, bugünden yarının standardına geçiş yapar; sorunsuz, yasalara uygun ve sınır ötesi faturalama avantajlarından yararlanır.