Hoe Peppol werkt
Peppol is een veilig netwerk dat bedrijven, overheidsinstanties en facturatiesoftware met elkaar verbindt om de automatische uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken volgens de Europese standaard. Elke aangesloten partij communiceert via een gecertificeerd Access Point, wat de veiligheid, naleving en traceerbaarheid van elke verzonden of ontvangen factuur garandeert.
Het principe is eenvoudig: Peppol maakt het mogelijk dat alle facturatiesystemen, ongeacht hun formaat of land, met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen zonder technische complicaties. Dankzij deze onderlinge koppeling kunnen bedrijven hun facturen in de hele Europese Unie soepel en volledig veilig verzenden, ontvangen en verwerken.
1. Een onderling verbonden netwerk tussen bedrijven en overheden
Peppol fungeert als een snelweg voor elektronische facturatie. In plaats van facturen per e-mail te sturen of via klantenspecifieke portalen, verzenden bedrijven hun documenten rechtstreeks via het netwerk.
Elke deelnemer registreert zich bij een gecertificeerd Access Point, dat fungeert als een toegangspoort tussen het facturatiesysteem van het bedrijf en het Peppol-netwerk. Deze aanpak garandeert dat:
- Alle bedrijven een gemeenschappelijk formaat gebruiken (EN 16931),
- Facturen circuleren via een netwerk dat wordt erkend door de Europese autoriteiten,
- De uitwisseling interoperabel is, ongeacht de gebruikte software.
Deze structuur vereenvoudigt de communicatie tussen publieke en private partijen aanzienlijk en verlaagt de kosten die gepaard gaan met specifieke verbindingen of meerdere formaten.
2. De rol van Access Points
Access Points vormen het hart van het Peppol-netwerk. Dit zijn erkende dienstverleners die zorgen voor een veilige verbinding tussen bedrijven en hun ontvangers.
Hun taak bestaat uit:
- Het authenticeren van gebruikers en het verifiëren van hun identiteit op het netwerk,
- Het omzetten en verzenden van facturen in het standaardformaat,
- Het garanderen van de traceerbaarheid van elke verzending,
- Het toepassen van noodzakelijke technische en wettelijke updates.
Dankzij hen hoeven bedrijven zich niet bezig te houden met de technische complexiteit van het netwerk. Ze verbinden zich eenvoudig met hun Access Point via hun facturatiesoftware, die de rest automatisch afhandelt.
3. Een veilige en traceerbare uitwisseling van facturen
Beveiliging is een essentieel onderdeel van de werking van Peppol. Elke factuur wordt versleuteld en verzonden via een gecertificeerd kanaal, wat de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens beschermt.
De Access Points zorgen ervoor dat:
- De verzender en ontvanger correct zijn geregistreerd op het netwerk,
- De factuur voldoet aan de EN 16931-norm,
- Het verzenden en ontvangen correct wordt gevalideerd.
Deze traceerbaarheid versterkt het vertrouwen tussen bedrijven en maakt het mogelijk om de status van elke factuur in elke fase van het proces te volgen.
4. Een eenvoudig en gestandaardiseerd proces
De werking van het netwerk volgt een duidelijk schema:
- Het bedrijf maakt zijn factuur aan in zijn facturatiesoftware,
- De factuur wordt verzonden naar het Access Point,
- Het netwerk identificeert de ontvanger via diens Peppol ID,
- De factuur wordt veilig, conform en volledig traceerbaar afgeleverd.
Alles gebeurt automatisch, zonder handmatige tussenkomst of bestandsconversie. Peppol garandeert dat de factuur altijd aankomt in een leesbaar en geldig formaat voor het systeem van de ontvanger.
Concreet voorbeeld
Een kmo in België stuurt een factuur naar een overheidsinstantie in Frankrijk. Zonder Peppol zou het bedrijf de facturatieregels van elk land moeten controleren, het bestand moeten omzetten naar het juiste formaat en ervoor moeten zorgen dat het wordt geaccepteerd door het portaal van de overheid. Met Peppol verzendt het bedrijf de factuur eenvoudig vanuit zijn gebruikelijke software: het Access Point zorgt voor de conversie, verificatie en verzending. De factuur wordt automatisch ontvangen en zonder fouten gevalideerd.
5. CommBilling en Peppol-certificering
Onze oplossing CommBilling is ontworpen om rechtstreeks met het Peppol-netwerk te werken. Ze is ontwikkeld volgens de technische specificaties van de Europese standaard en zal volledig operationeel zijn zodra het certificeringsproces is afgerond.
Na certificering zal CommBilling zijn gebruikers in staat stellen om:- Facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol zonder extra configuratie,
- Automatische naleving van de EN 16931-standaard te garanderen,
- Te profiteren van veilige en traceerbare uitwisselingen die in heel Europa worden erkend.
Gebruikers zullen zich dus meteen na de officiële goedkeuring met het netwerk kunnen verbinden, zonder technische aanpassingen of risico op niet-naleving.
Peppol is niet zomaar een transmissietool — het is een Europese infrastructuur die elektronische facturatie universeel, veilig en interoperabel maakt. Door een oplossing als CommBilling te gebruiken, positioneert uw bedrijf zich vandaag al binnen de standaard van morgen, met soepele, conforme en grensoverschrijdende facturatie.